20080304s Optiz Consulting Business-IT-Alignment
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Business und IT in Einklang bringen Geschäftsprozesse für IT-Konzepte nutzbar machen Das Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler (E/D/E) ist Europas größter Einkaufs- und Marketingverbund für rund 1.500 mittelständische Unternehmen aus der Eisenhandelsbranche. Als Bindeglied zwischen Herstellern und Mitgliedern sorgt das E/D/E für einen reibungslosen Warenfluss und bietet eine Vielzahl umfangreicher Dienstleistungen an. Durch die Konzeption eines speziellen Web-Portals soll künftig das Management von Rechnungen und Reklamationen zwischen Mitgliedern und Lieferanten online möglich sein.
nvestitionen in IT-Initiativen zahlen sich immer nur dann aus, wenn dadurch Geschäftsprozesse unterstützt und in ihrer Qualität nachhaltig verbessert werden. Eine Prozessoptimierung mithilfe von IT kann auf diese Weise das Erreichen eines Wettbewerbvorteils möglich machen. Als kritischer Erfolgsfaktor stellt sich dabei in den letzten Jahren zunehmend die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT-Abteilungen heraus. Diese führt oft zu Problemen, weil dabei häufig zwei Welten mit unterschiedlichen Sprachen, Methoden und Werkzeugen aufeinander zu treffen scheinen. Wenn IT-Systeme nach der Realisierung also nicht die Anforderungen des Fachbereichs erfüllen, so liegt der Fehler häufig bereits in der Konzeptionsphase, in der die Anforderungen des Fachbereichs nicht korrekt in die Sprache der IT übersetzt worden sind. Beispiel E/D/E Durch eine Trennung von fachlicher und technischer Sicht auf die Prozesse, sowie eine entsprechende Unterteilung in verschiedene Konzipierungs-Phasen kann der eingangs beschriebene »Engineering Gap« zwischen den beiden Bereichen überbrückt werden. Als Beispiel dient im Folgenden die Konzeption und Realisierung einer komplexen Internet-Anwendung für das Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler GmbH (E/D/E). Dabei handelt es sich um Europas größten Einkaufs- und Marketingverbund für mittelständische Handelsunternehmen mit einem Umsatz von 4,1 Milliarden Euro im Jahr 2007. Bei der Konzeption eines IT-Systems steigen mit der Komplexität des Systems auch die Ansprüche an die korrekte und vollständige Identifikation der Anforderungen. Eine entscheidende Dimension stellt dabei die Anzahl unterschiedlicher Gruppen von Stakeholdern im Rahmen des Projekts dar. Die Mitglieder des E/D/E sind rund 1.500 mittelständische Handelsunternehmen, die mit Werkzeugen und Maschinen, Baubeschlägen und Bauelementen, Sanitär und Heizung, Stahl und Befestigungstechnik sowie Sicherheits- und Industrietechnik und Arbeitsschutzprodukten handeln. Ein Kerngeschäftsbereich des E/D/E stellt dabei die Zentralregulierung dar, in deren Rahmen das E/D/E eine schnelle und unkomplizierte Abrechnung von Warenlieferungen zwischen Mitgliedern und Lieferanten ermöglicht. Bestellt ein Mitglied bei einem der E/D/E-Vertragslieferanten, wird die Ware direkt an das Mitglied, die Rechnung jedoch an das E/D/E gesendet. Dort wird die Regulierung der Rechnung vorgenommen. Anforderungen erfasst, Prozesse entwickelt Das E/D/E begleicht die Rechung beim Lieferanten und bereitet die offenen Rechnungen für jedes Mitglied auf einer »Offene Posten-Liste« auf. Die Mitglieder begleichen die fälligen Posten beim E/D/E bzw. haben auch die Möglichkeit, Rechnungen oder Rechnungsposten zu reklamieren. Das E/D/E ist Zahlungspartner für die Vertragslieferanten und bietet angesichts seiner Kapitalstärke den Lieferanten eine entsprechende Sicherheit. Zahlungen erfolgen ausschließlich in der ersten Kondition. An den Prozessen der Zentralregulierung sind also die Finanzbuchhaltungen der Mitglieder, Lieferanten und des E/D/E selbst beteiligt. Im Rahmen des beschriebenen Projekts sollte eine spezielle Extranet-Anwendung, die Zentralregulierung Online (»ZR-Online«), konzipiert und entwickelt werden, die eine Regulierung von Rechnungen und Reklamationen zwischen Mitgliedern und Lieferanten online ermöglicht. Dabei mussten von dem durch E/D/E beauftragten Systemhaus Opitz Consulting sowohl die Anforderungen der Mitglieder, der Lieferanten und nicht zuletzt der Finanzbuchhaltung des E/D/E selbst berücksichtigt werden. Im ersten Schritt wurden die fachlichen IST-Prozesse aufgenommen und mit der ARIS-Methodik (Architektur integrierter Informationssysteme) dokumentiert und analysiert. Aus der Analyse der IST-Prozesse, Interviews mit der Debitoren- sowie Kreditoren-Buchhaltung des E/D/E und Workshops mit ausgewählten repräsentativen Lieferanten sowie Mitgliedern wurden die für ZR-Online relevanten Anforderungen identifiziert. Dazu wurden fachliche SOLL-Prozesse entwickelt und mit dem ARIS-Werkzeug erfasst. Anschließend konnten die technischen Abläufe ebenfalls direkt an die entsprechenden fachlichen Funktionen in den Geschäftsprozessmodellen modelliert werden. Dabei wurden zunächst die fachlichen Abläufe entwickelt und durch den Fachbereich abgenommen und anschließend die entsprechenden IT-Funktionalitäten direkt mit dem fachlichen Prozess verbunden. Durch dieses Vorgehen war die Einhaltung entscheidender Qualitätsnormen gewährleistet. Dazu gehören etwa die Vollständigkeit durch die direkte Verknüpfung von IT- mit Fachprozessen sowie die Eindeutigkeit durch das methodische Ausschließen von Redundanzen. Änderungsbedarf frühzeitig entdecken Bei der Modellierung der IT-Prozesse wurden sowohl die benötigten Ein- und Ausgabedaten als auch eine Maskenstruktur in ARIS modelliert. Das entspricht dem Vorgehen in der objektorientierten Anwendungsentwicklung. Die direkte Verknüpfung der fachlichen und technischen Sicht über die ARIS-Modellierung stellt eine gemeinsame Diskussionsgrundlage für Fachbereich und IT-Abteilung dar und deckt mögliche Missverständnisse bereits in einer Phase auf, in der Änderungen noch keine größeren Kosten verursachen. Im letzten Schritt der Konzeptionsphase musste das neue ZR-Online in die Anwendungslandschaft des E/D/E integriert werden. Zu diesem Zweck wurden Schnittstellen und Webservices zu bereits bestehenden und in der Entstehungsphase befindlichen Systemen wie etwa dem E/D/E-SAP-System oder dem Mitglieder-Warenwirtschaftssystem definiert. Das Ergebnis der Konzeptionsphase war ein Fachkonzept. Ausgehend von der Beschreibung der fachlichen IST- und SOLL-Prozesse beinhaltete es die benötigten Funktionalitäten für ZR-Online inklusive aller fachlichen Anforderungen. Es stellte somit eine optimale Grundlage für die Realisierung dar. Das Fachkonzept eröffnete den Entwicklern ein Grundverständnis für die Geschäftsprozesse des Fachbereichs. Die aus Sicht des Fachbereichs geforderten Funktionalitäten konnten so mit dem Wissen der dahinter liegenden fachlichen Abläufe betrachtet, bewertet und umgesetzt werden. Durch die Einführung von ZR-Online werden insbesondere die Prozesse der Mitglieder und Vertragslieferanten optimiert, in dem Regulierungen, Zahlungen und Reklamationen schneller und teilweise automatisch verarbeitet werden und für alle betroffenen Parteien sofort online verfügbar sind. Daniel Somssich _____________________________________________________________________ Daniel Somssich, Opitz Consulting GmbH, www.opitz-consulting.de
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